Nachfolgend veröffentlichen wir die (gekürzte) Zusammenfassung der Bachelorthesis zum Thema: „Von analog zu digital: Optimierung von Verwaltungsabläufen durch die Implementierung der e-Akte von Leonie Dalitz, Gemeinde Gründau. Die Arbeit wurde von der Hessischen Hochschule für öffentliches Management und Sicherheit (HöMS) mit sehr gut bewertet. Für alle interessierten Kommunalverwaltungen ist die komplette Fassung der Bachelorarbeit hier abrufbar.

Zusammenfassung der Bacherlorthesis (gekürzt)

Die Digitalisierung gewann in Zeiten der Corona-Pandemie an Bedeutung und dies nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Kommunen. Nicht nur die Pandemie, auch der demografische Wandel stellt alle Kommunen vor eine große Herausforderung, die sie bewältigen müssen. Dementsprechend kann abgeleitet werden, wie wichtig die Digitalisierung ist und welche Weiterentwicklungen sie in diesem Bereich angestoßen hat.

Das primäre Ziel der Bachelorthesis ist es, die Auswirkungen der Implementierung der eAkte in mehreren Kommunen zu analysieren. An den Experteninterviews nahmen Amtsleiter bzw. stellvertretende Amtsleiter aus vergleichbaren Gemeinden sowie Landkreisen teil. Diese Bachelorthesis richtet sich an Kommunen sowie an die Gemeinde Gründau, die die e-Akte implementieren. Die gewonnenen Ergebnisse sollen zur effektiven Umsetzung der e-Akte in der Gemeinde Gründau dienen, speziell im Bereich der Prozessoptimierung.

Die Bachelorthesis beschäftigt sich mit der Forschungsfrage: „Inwiefern wird die Effizienz bestehender Prozesse durch die Implementierung der e-Akte in kommunalen Verwaltungen beeinflusst?“ Es sollen hierbei genauere Kenntnisse über die Prozessoptimierung innerhalb von Kommunen gewonnen werden.

In der Arbeit wird im theoretischen Grundlagenteil näher auf das breite Spektrum eingegangen, um einen Überblick hierüber zu verschaffen. Die verschieden existierenden und synonym verwendeten Begriffe der Digitalisierung werden näher betrachtet. Ebenfalls wird die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung in Bezug auf das OZG und das EGovG näher erläutert. Aufgezeigt werden die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung, zu der die Behörden verpflichtet sind, sowie die Grundlagen der e-Akte. Abschließend wird auf die Prozessdigitalisierung eingegangen.

Hinsichtlich der Forschungsfrage wurden mehrere Hypothesen entwickelt, welche nach der Auswertung der gewonnenen Ergebnisse aus den geführten Experteninterviews verifiziert bzw. falsifiziert werden. Die inhaltlich strukturierende qualitative Inhaltsanalyse wurde als Auswertungsmethode herangezogen und verschiedene Kategorien gebildet, wie u. a. die Herausforderungen und Chancen der e-Akte, die Beeinflussung der Prozesse, die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter sowie die Prozessoptimierung durch die e-Akte

Für Rückfragen steht die Verfasserin gerne zur Verfügung. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die Geschäftsstelle des HSGB, Frau Sabine Richard-Ulmrich.