Das Online-Zugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden ab 2022 zur elektronischen Bereitstellung von Verwaltungsleistungen (wir berichteten u.a. hierzu im Eildienst Nr. 7 – ED 112 vom 18. Juli 2018).

Hierzu steht zwischenzeitlich ein Hessischer Umsetzungskatalog bereit, der auch im Mitgliederbereich unserer Homepage www.hsgb.de in der Rubrik Downloads heruntergeladen werden kann. Hier ist die unten näher beschriebene Mitwirkung der Mitgliedsstädte und –gemeinden von Interesse (siehe dazu näher unten „Zur Bearbeitung der Tabelle“).

Das Hessische Ministerium des Innern und für Sport (HMdIS) hat bereits vor einiger Zeit eine Tabelle erstellt, die möglichst alle Verwaltungsleistungen, die in den Kommunen vollzogen werden, enthalten soll. Diese soll einen Überblick vermitteln und als Hilfsmittel zur Umsetzung des OZG in Hessen dienen.

Das HMdIS teilte hierzu Folgendes mit: „Das Onlinezugangsgesetz (OZG) zielt auf die Bereitstellung des Online-Zugangs zu öffentlichen Verwaltungsleistungen ab. Es wurde am 18.8.2017 auf Grundlage des im Zuge der Neuordnung des Länderfinanzausgleichs geänderten Grundgesetzes Art. 91c Abs. 5 erlassen: „Der übergreifende informationstechnische Zugang zu den Verwaltungsleistungen von Bund und Ländern wird durch Bundesgesetz mit Zustimmung des Bundesrats geregelt“.

Im Rahmen der übergreifenden Aktivitäten des Bundes und der Länder wurde inzwischen auf föderaler Ebene ein „OZG-Umsetzungskatalog“ erstellt, der alle relevanten Leistungen von Bund, Ländern und Kommunen in Bündeln strukturiert und nach Themenfeldern sowie Lebens- und Geschäftslagen darstellt. Auf dieser Basis wird in den kommenden Wochen ein „Hessischer OZG-Umsetzungskatalog“ erstellt, der als wesentliches Hilfsmittel zur Umsetzung des OZG in Hessen dienen soll.

Ziel der vorliegenden Übersicht ist die Erstellung eines „Hessischen OZG-Umsetzungskataloges" durch Validierung sowie ggf. Korrektur oder Ergänzung der Vorlage des Bundes durch die Kommunen, um daraus eine Grobplanung für das Umsetzungsprogramm „OZG Hessen“ ableiten zu können.

Wir würden uns freuen, wenn Sie im Arbeitsblatt „Kommunal" die aufgeführten Verwaltungsleistungen auf Stimmigkeit prüfen könnten. Diese sind unter dem grünen Tabellenkopf aufgeführt. Sie können bei Bedarf weitere für Bürger und Unternehmen relevante Verwaltungsleistungen im Arbeitsblatt hinzufügen.

Im Arbeitsblatt „Nicht zugeordnet" sind Verwaltungsleistungen genannt, deren Zuordnung im Vollzug für uns derzeit noch nicht eindeutig sind. Auch hier würden wir uns freuen, wenn Sie uns mit der Information bezüglich der Zuständigkeit der kommunalen Familie unterstützen könnten.

Achten Sie bei Änderungen der Unterlage bitte aus Gründen der Transparenz darauf, dass die von Ihnen durchgeführten Anmerkungen, Korrekturen und Ergänzungen nachvollzogen werden können. Nutzen Sie dafür bitte die Kommentarfunktion in den entsprechenden Zellen oder die Kommentarspalte für besondere Hinweise.“

Zum Hintergrund

Das OZG verpflichtet Bund und Länder, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und ihre Verwaltungsportale miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Von jedem beliebigen Verwaltungsportal des Bundes, der Länder oder der Kommunen soll auf alle onlinefähigen Verwaltungsleistungen zugegriffen werden können. Unabhängig von der umstrittenen Frage, ob bzw. inwieweit die Kommunen bereits unmittelbar in den Anwendungsbereich des OZG einbezogen sind, fand jedenfalls eine landesrechtliche Umsetzung in Hessen mit § 3 Abs. 4 Hessisches E-Government-Gesetz statt.

Hinweise zur veröffentlichten Tabelle

Auf Bundesebene hat der IT-Planungsrat ein sog. „verteiltes Vorgehen“ festgelegt, das eine Arbeitsteilung bei der Schaffung von Online-Zugängen zu den Leistungen zwischen Bund und Ländern vorsieht. Hessen wird im Rahmen dieses verteilten Vorgehens u.a. die Lebenslagen Arbeitsplatzverlust und Armutsvermeidung und das Themenfeld Steuern & Zoll bearbeiten.

Spätestens damit sind auch die in den Kommunen angebotenen Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Die Vielzahl von Verwaltungsleistungen aus dem Bereich des Selbstverwaltungs- und Satzungsrechts sind nach aktuellem Kenntnisstand nicht im Rahmen des „verteilten Vorgehens“ abgedeckt.  Diesbezüglich müssen innerhalb der einzelnen Länder eigene Lösungen zur Koordinierung und Arbeitserleichterung überlegt werden, damit nicht überall alles einzeln erarbeitet werden muss. Parallel zu den Arbeiten im verteilten Vorgehen des Bundes wurde es daher notwendig, für die hessischen Kommunen einen aktuellen Überblick über die kommunal vollzogenen Verwaltungsleistungen (in Städten, Gemeinden und Kreisen) und den Stand deren Digitalisierung zu erhalten, um die noch erforderlichen Arbeiten in den nächsten Jahren überblicken und die Kommunen am Meinungsbildungsprozess adäquat beteiligen zu können.

Zum einen werden die im Rahmen des verteilten Vorgehens auf Bundesebene erarbeiteten Ergebnisse in den verschiedenen Digitalisierungslaboren auf hessische Verhältnisse (ggf. andere Ausführungsgesetze bei Verwaltungsleistungen, die auf Bundesgesetzen beruhen, und eigener hessischer Spezifika, die sich ggf. in anderen Bundesländern nicht finden) angepasst werden müssen. Da zumindest ein gewisser Teil der Verwaltungsleistungen, die auf Ländergesetzen beruhen und in den Kommunen vollzogen werden, ggf. nicht vom verteilten Vorgehen auf Bundesebene erfasst sein werden, insbesondere aus dem Selbstverwaltungsbereich und dem Bereich des Satzungsrechts, ist weiter in den einzelnen Ländern eine geeignete Vorgehensweise zur Arbeitsteilung hinsichtlich dieser weiteren Leistungen zu implementieren. Denn auch diese Leistungen sind im Zweifel bis 2022, soweit digitalisierungsfähig, digital vorzuhalten. Wie hier das genaue Verfahren aussehen könnte, ist noch in Diskussion.

Wir gehen davon aus, dass in einer Reihe von Städten und Gemeinden schon für die ein oder andere Leistung digitale Lösungen (als PDF oder sogar als digitale Antragsmaske) mit oder ohne Anbindung an entsprechende Fachverfahren vorhanden sind (sowohl Leistungen, die vom verteilten Vorgehen auf Bundesebene erfasst sind als auch solche, die nicht erfasst sind). Damit perspektivisch alle Kommunen auf einem einheitlichen Stand sind, wäre es sinnvoll, bereits vorhandene Lösungen, die sich bewährt haben, zu identifizieren und herauszufiltern, um sie für andere nachnutzbar zu machen oder zumindest als Beispiel vorhalten zu können. Hierzu wird eine Bestandsaufnahme benötigt.

Zur Bearbeitung der Tabelle

Die Kommunalen Spitzenverbände haben die oben erwähnte Tabelle um einige Spalten ergänzt. Interessierte und auskunftsfreudige Städte und Gemeinden sind eingeladen, diese durchzusehen und ggfls. in den nachstehend näher beschriebenen Bereichen auszufüllen. Es geht hier insbesondere um die Frage, welche Verwaltungsleistungen in der Stadt bzw. Gemeinde bereits digital, mit welchem Produkt und mit oder ohne Anbindung zu einem digitalen Fachverfahren vorhanden sind.

Zu den ergänzten Spalten W-AC im Arbeitsblatt „Kommunal“:

Die Spalte unter W „Lösung der ekom21 vorhanden“ haben wir anhand einer Liste mit den bisher bei der ekom21 verfügbaren Verfahren ausgefüllt. Sollten Sie Kenntnis von weiteren hinzugekommenen digitalen Lösungen der ekom21 haben, können Sie dies gern eintragen (bitte in roter Farbe kenntlich machen).

In Spalte X „Online-Beantragung möglich“ tragen Sie bitte jeweils ein ob ja, als PDF mit elektronischer Versandmöglichkeit (1), ja, als Online-Maske mit direkter Übertragung (2) oder nein, eine digitale Lösung liegt bisher hierfür nicht vor (0)

Spalte Y „Produkt der Ekom21 wird genutzt“: Ist eine Online-Beantragung möglich, stellt sich die Frage, ob hierfür Ihrerseits ein ekom21-Produkt genutzt wird.

Spalte Z „anderes Produkt – welches? Bitte hier ggf. andere als ekom21-Produkte eintragen

Spalte AA „Fachverfahren vorhanden- welches?“ Sollte bereits ein „Back-End“ vorhanden sein, bitte an dieser Stelle nennen. 

Spalte AB „Bei bisher nicht online verfügbaren Leistungen: Aus Ihrer Sicht für zukünftige Digitalisierung geeignet?“ Es wird Leistungen geben, bei denen ein digitales Verfahren entweder rein faktisch zumindest in Teilen nicht möglich (oder nicht sinnvoll) ist oder aber sich aufgrund z.B. der geringen Fallzahlen nicht lohnen wird. Hier wäre Ihre Prognose von großem Interesse.

Spalte AC „Zuständiger Fachdienst für jeweilige Leistung“: Bitte tragen Sie, soweit möglich, den für die einzelnen Leistung bei Ihnen zuständigen Fachdienst und ggf. einen Ansprechpartner ein. Dies wäre hilfreich, um bei den weiteren Umsetzungsarbeiten die entsprechenden Experten gezielt ansprechen zu können und einen Austausch zu ermöglichen.

Im Arbeitsblatt „Nicht zugeordnet“ finden sich weitere Leistungen, deren Vollzug bisher nicht zugeordnet ist. Hier würden wir Sie bitten, einmal zu schauen, ob Ihnen hier Leistungen auffallen, die kommunal vollzogen werden. Dies dann bitte (wie oben vom HMdIS beschrieben) eintragen und dann zusätzlich die auch hier von uns ergänzten Spalten W bzw. Y-AC ausfüllen.

Weiter möchten wir Sie bitten, falls Ihnen bei der Durchsicht auffällt, dass Verwaltungsleistungen, die in Ihrer Stadt vollzogen werden, in der Tabelle fehlen, unten in den freien Zeilen zu ergänzen (und auch hinsichtlich des Digitalisierungsstandes entsprechend auszufüllen).

Zudem würde uns interessieren, ob Ihre Stadt bereits eine eigene Digitalisierungsstrategie hat, und würden uns freuen, wenn sie uns diese zusenden könnten.

Sollten von Seiten der Stadt bzw. Gemeinde Anmerkungen zu machen sein, bitten wir Rückäußerung bis 28. 2. 2018 – wenn irgend möglich unter Verwendung der zum Download bereit gestellten Tabelle – an umfrage@hsgb.de.

Wir bitten um Kenntnisnahme.