Die Entsendebescheinigung A1 gibt Auskunft darüber, welches Sozialsystem für die betreffende Person bei Dienstreisen oder Entsendungen im EU-Raum zuständig ist. Dadurch soll die doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen vermieden werden. Selbst bei kurzen oder nur wenige Stunden dauernden Dienstreisen ist die Ausstellung der A1-Bescheinigng erforderlich. Dies gilt für alle Staaten der Europäischen Union (EU) des europäischen Wirtschaftsraumes (EWR Island, Liechtenstein, Norwegen) und der Schweiz

Im sozialversicherungsrechtlichen Sinn handelt es sich bei allen Personaleinsätzen im Ausland um eine Entsendung ungeachtet der Dauer und Art der Dienstreise. Der A1-Antrag ist von dem entsendenden Arbeitgeber so früh wie möglich zu stellen.

Für Arbeitnehmer ist die A1- Bescheinigung auf maschinellen Antrag bzw. elektronisch von der Krankenkasse bei der sie versichert sind, zu erhalten. Für Arbeitnehmer, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, ist die A1 – Bescheinigung von dem Träger der Deutschen Rentenversicherung, bei dem sie gesetzlich rentenversichert sind, zu beantragen. Ferner nimmt   die Arbeitsgemeinschaft berufsständiger Versorgungseinrichtungen (ABF) A1-Anträge für nicht gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer entgegen, die aufgrund ihrer Mitgliedschaft in der berufsständigen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit sind. Für Beamte ist die A1-Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung zu beantragen. Seit 2019 ist nach § 106 Abs. 1 SGB IV das elektronische A1-Verfahren vorgeschrieben. Bis das elektronische A1-Verfahren vollständig eingeführt ist, kann in begründeten Einzelfällen bis zum 30. Juni 2019 die A1-Bescheinigung weiterhin über Papieranträge auf postalischem Weg beantragt werden. Auch öffentliche Arbeitgeber sollen grundsätzlich das maschinelle Verfahren nutzen, was bislang jedoch möglicherweise für A1-Bescheinigungen für Beamte noch nicht möglich ist. Wie erwähnt kann jedoch bis zum 30. Juni 2019 die Papierform noch ausnahmsweise genutzt werden. Ansonsten kann über die Lohnabrechnungsprogramme z. T. schon die A1-Bescheinigung elektronisch angefordert werden.

Es wird vermutet, dass die Kontrollen künftig zunehmen werden. Das führt dazu, dass jede Besprechung, jeder Workshop sowie evtl. sogar das Tanken im Ausland in der Dienstzeit kontrolliert werden kann und, sofern die A1-Bescheinigung nicht vorliegt, zu Verwarnungsstrafen führen kann. Denn eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor. Sofern die A1-Bescheinigung über das Entgeltabrechnungsprogramm abgewickelt wird, besteht bei Dienstreisen oftmals das Problem, dass die betreffenden Sachbearbeiter in die Entscheidungsabläufe und Informationen nicht eingebunden werden. Insofern sind innerbetriebliche Vorkehrungen zu treffen, damit A1-Bescheinigungen vor entsprechenden Dienstreisen rechtzeitig beantragt werden können. Zum Teil wird schon die Antragstellung als Nachweis akzeptiert um Verwarnungsgelder zu vermeiden.

Festzuhalten ist somit, dass bei einem dienstlichen Einsatz im EU-Ausland jeweils eine A1-Bescheinigung vorher einzuholen ist. Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer wird diese von der Krankenkasse und für Privatpatienten vom Rentenversicherungsträger ausgestellt.

Bezüglich weiterer Informationen verweisen wir an die zuständigen Krankenkassen sowie die Rentenversicherungsträger oder auf die Homepage des Hessischen Ministeriums des Innern und für Sport/ Kommunales/ Service Hessen / Entsendung ins Ausland und die Informationen aus dem Internet zur A1-Bescheinigung   z. B.  unter dem Stichwort Datenstelle der Träger der Rentenversicherung/A1 oder A1-Bescheinigung öffentlicher Dienst, DVKA A 1 Bescheinigung u.s.w.

Festzuhalten ist jedenfalls, dass für Dienstreisen ins EU-Ausland auf jeden Fall eine A1-Bescheinigung für den betreffenden Mitarbeiter einzuholen ist, um Verwarnungsgelder zu vermeiden. Die Bescheinigungen müssen bei Kontrollen vor Ort vorgelegt werden können.

Wir bitten um Kenntnisnahme.